Lorsqu'un employeur envisage de licencier un salarié, il a pour obligation, avant de prendre toute décision, de le convoquer à un entretien. Cet entretien préalable permet au salarié d'être informé de l'intention de son employeur de le licencier et de s'en entretenir avec lui.
La convocation à cet entretien préalable doit répondre à un formalisme particulier, déterminé par le Code du travail.
Tout d'abord, la convocation doit être effectuée soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par une remise de la lettre en main propre contre décharge.
Ensuite cette lettre doit indiquer l'objet de la convocation, sans équivoque. Toutefois, à ce stade, l'employeur n'est pas tenu d'exposer les causes du licenciement envisagé.
La lettre doit également préciser les jour, heure et lieu de l'entretien et mentionner expressément le droit pour le salarié de se faire assister lors de l'entretien.
En effet, le salarié a la possibilité de se faire assister soit par un membre de l'entreprise, soit, en l'absence de représentant du pensonnel dans l'entreprise, par un conseiller extérieur choisit sur une liste dressée dans chaque préfecture.
Le conseiller du salarié choisi doit faire partie de la liste du département dans lequel aura lieu l'entretien préalable.
Enfin, la lettre de convocation doit être transmise minimum cinq jours ouvrables avant la date de l'entretien afin de permettre au salarié d'organiser sa défense. Le salarié ne peut renoncer à ce délai.
Le jour de la remise de la lettre de convocation et tout jour non ouvrable compris dans cette période ne doivent pas être comptés dans ce délai minimum.
Le salarié n'est pas tenu de se rendre à l'entretien préalable. Cependant, si la convocation respecte les formes requises et que le salarié ne se présente pas, l'employeur sera libéré de son obligation.